Aulenza
Gestión inteligente para academias de idiomas
Alumnos, cursos, profesores, recibos, facturas, morosidad, productos y comunicaciones conectados para que la administración no reste tiempo a la enseñanza.
Todo conectado
Una academia no son fichas aisladas: son personas, cursos, cobros y comunicación
Aulenza reúne la gestión académica y administrativa para que cada alumno pueda relacionarse con sus cursos, profesor, recibos y pagos desde una misma ficha.
Los cursos conectan fechas, horarios, idiomas, libros, precios, profesores y alumnado. A partir de esa información, el sistema puede preparar los recibos necesarios durante toda su duración.
Cursos que trabajan por ti
Configura una vez el curso y deja que el sistema prepare su estructura de cobros
Fechas, días, horarios, profesor, idioma, material, alumnado y precios quedan conectados para reducir tareas repetitivas durante cada mensualidad.
Configuración de cursos
Cada curso contiene todo lo necesario para organizar clases y recibos
La ficha del curso centraliza su planificación, recursos, precios y alumnado asignado.
InicioFecha y hora
DuraciónDías de la semana
FinalFecha y hora
Recibos mensuales inteligentes
Aulenza calcula cuántos recibos necesita cada alumno según la duración del curso
Si un curso se desarrolla del 1 de enero al 31 de mayo, el sistema puede generar cinco recibos para cada alumno, uno por mensualidad.
También admite precios opcionales diferentes para el primer mes, los meses intermedios y el último mes.
Curso
1 enero — 31 mayo
Alumnos asignados
EneroFebreroMarzoAbrilMayo
5 recibos por alumno
Generación mensual masiva
Fichas completas
La información importante aparece donde se necesita
Cada área reúne sus propios datos y, al mismo tiempo, mantiene visibles las relaciones necesarias con cursos, pagos, alumnos o facturas.
Ficha del alumno
Control completo del alumno desde una sola pantalla.
- Datos esenciales, padre o madre
- Email y teléfono
- Profesor asignado
- Campo de hermano y precio distinto
- Cursos en los que está inscrito
- Pagos y recibos
- Impresión de recibos
- Estado de alta o baja
Ficha del profesor
Información profesional y alumnado relacionado.
- Datos esenciales
- Observaciones internas
- Listado de alumnos asignados
- Subida del currículum
Ficha de productos
Precios definidos para libros, material, matrícula y otros conceptos.
- Nombre del producto
- Tipo de producto
- ISBN
- Importe
- Observaciones
Ficha de clientes
Gestión para clientes que necesitan facturas.
- Datos y cabecera de facturación
- Creación de facturas
- Histórico completo por cliente
- Consulta de documentos emitidos
Facturación y VeriFactu
Facturas vinculadas al cliente y preparadas para una gestión controlada
Desde cada ficha de cliente puedes consultar todas las facturas realizadas y acceder a su documentación. Aulenza contempla la conexión con VeriFactu y los requisitos necesarios para su configuración.
Debido a la implementación de VeriFactu, la opción de editar una factura emitida queda anulada para preservar el control del documento.
Cliente
Factura
VeriFactu
7días de cortesía configurados
8ºdía: se incorpora al listado de morosos
Control de impagos
Define cuándo un recibo vencido convierte al alumno en moroso
Desde configuración puedes establecer el número de días que deben transcurrir desde el vencimiento. Si defines siete días, el alumno aparecerá en el listado de morosos al octavo día si el recibo continúa sin abonar.
El listado permite realizar búsquedas y exportar los resultados a Excel para facilitar la gestión de los impagos.
Email marketing integrado
Envía avisos a la audiencia correcta sin preparar listas manualmente
La herramienta ha sido desarrollada bajo la supervisión de clientes que utilizan el programa y a partir de necesidades reales de comunicación de las academias.
Puedes avisar a todos los profesores, comunicar un cierre puntual a los alumnos activos o escribir únicamente a quienes forman parte de un curso específico.
Destinatarios
INTENSIVOS INGLÉS C1
Comunicación por curso
Cada curso puede convertirse en una lista de distribución actualizada
Además de los listados generales, puedes enviar emails a un curso específico, por ejemplo a los alumnos de INTENSIVOS INGLÉS C1. El sistema también permite enviar mensajes a usuarios individuales.
Uso responsable del correo
Una herramienta potente necesita una configuración SMTP adecuada
En bases de datos amplias, un uso abusivo del email puede provocar que la IP, la cuenta o el dominio acaben en listas negras y que los envíos pierdan efectividad. Para proteger el correo principal de la academia recomendamos utilizar un servidor SMTP externo y usar esta herramienta con precaución y bajo la responsabilidad del usuario.
Configuración de la plataforma
Adapta numeración, impuestos, correo e identidad de la academia
Numeración
Número inicial de recibos y número inicial de facturas.
Tipo de IVA
Configuración del impuesto utilizado en la facturación.
Servidor SMTP
Datos necesarios para utilizar el sistema de email marketing.
Identidad
Cambio de logotipo y configuración de los datos de la empresa.
Una operativa más clara
Desde el alta del alumno hasta el cobro y la comunicación
Dar de alta
Crear alumnos, profesores, productos, proveedores y clientes.
Organizar
Configurar cursos, horarios, precios, libros y alumnado.
Cobrar
Generar recibos, controlar pagos, morosidad y facturación.
Comunicar
Enviar avisos a cursos, alumnos, profesores o listas concretas.
Aulenza
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